Une tendance accélérée par la crise sanitaire
Le constat est là depuis quelques années, entre le développement du télé-travail (encore faible il y a quelque mois en France seulement entre 8 et 17% selon les sources), les vacances et les arrêts maladies, les postes de travail sont occupés seulement à 60%. Evidemment, la crise sanitaire que nous vivons renforce cette tendance avec l'incitation au télé-travail entre 2 et 3 jours par semaine.
Le développement des technologies numériques, les règles de distanciation, la mise en place des horaires de travail modulables, poussent les entreprises à opter pour le flex-office ou le "bureau flexible".
Une nouvelle organisation des espaces de travail
Les traditionnels open-space sont revus, les postes de travail ne sont plus attribués, ils deviennent des "bureaux partagés". Les salariés s'installent où ils veulent et respectent le "clean desk", en fin de journée aucune trace de leur passage, le bureau est prêt à être occupé par un autre collaborateur.
Autour de cette première zone de travail, on retrouve des espaces de réunions informelles, des espaces de détente, des cellules pour les visioconférences ou "phone booth", des salles de réunion ou "meeting box", des espaces calmes pour plus d'isolement et de concentration ou "focus room".
Les collaborateurs peuvent choisir leur espace de travail en fonction des tâches qu'ils ont à effectuer : plus zen pour plus de concentration ou plus collaboratif pour des projets partagés.
Plus qu'une nouvelle organisation de l'espace, un changement de management
Evidemment cette nouvelle organisation de l'espace doit être accompagnée d'un changement de management. Cet environnement stimule le mouvement au sein de l'entreprise, casse la routine et ouvre vers plus de communication en permettant à des collègues de départements différents de travailler côte à côte et ainsi partager leur expérience, des infos, des interrogations sans passer par la voie chronophage du mail. En phase de projet, il permet plus facilement à différentes fonctions de se rencontrer pour travailler ensemble.
Cependant dans ce nouvel espace, les collaborateurs doivent prioriser l'organisation de leur quotidien en amont (réservation de lieux, de salle pour un rdv, d'espace de travail collaboratif). N'ayant pas d'espace de travail attribué, il peut paraître aussi plus compliqué de pouvoir travailler régulièrement à côté d'un collègue qu'on apprécie.
Quand aux managers, ils doivent apprendre à gérer des collaborateurs plus responsabilisés, à distance et éviter l'isolement. Il est essentiel, pour eux, d'être à l'écoute des problématiques de leurs équipes, de faire régulièrement des réunions pour cultiver le sentiment d'appartenance à l'entreprise.
Les indispensables pour réussir un flex-office
Avant de passer au flex-office, il est impératif d'étudier et d'analyser les habitudes de travail des salariés à la fois pour évaluer le gain de poste de travail possible et réaliste, mais aussi bien cerner les spécificités de chaque métier.
Pour les équipements, l'objectif est de faciliter le quotidien des collaborateurs :
- Un équipement technologique de pointe (wifi, connectique, stockage de fichier)
- Un système de réservation de salle de réunion
- Des espaces de travail individuel
- Des zones de travail en équipe
- Des cellules pour des réunions ou rdv téléphoniques
Et pour que votre projet soit bien accepté par vos collaborateurs, vous pouvez les engager dans la co-création de ce nouvel environnement. Un bon départ pour votre flex-office !